Teamtailor tarjoaa Nordic Sales Crew Oy:lle tämän rekrytointien käsittelyyn ja palkkausprosessin yksinkertaistamiseen tarkoitetun palvelun. Palvelun käytössä Nordic Sales Crew Oy toimii rekisterinpitäjänä ja Teamtailor henkilötietojen käsittelijänä.
Meille on tärkeää, että työnhakijat tuntevat olonsa turvalliseksi ja saavat tietoa siitä, miten käsittelemme heidän henkilötietojaan rekrytointiprosessissa. Pyrimme ylläpitämään korkeinta mahdollista henkilötietojen suojaustasoa. Käsittelemme, hallinnoimme, käytämme ja suojaamme käyttäjien henkilötietoja alla kuvatun Tietosuojatiedotteen mukaisesti.
NORDIC SALES CREW OY:N TIETOSUOJATIEDOTE REKISTERINPITÄJÄNÄ
(päivitetty 12.06.2018)
Tässä Nordic Sales Crew Oy:n (jäljempänä Nordic Sales Crew Oy:tä voidaan kutsua myös sanalla ”me”) tietosuojatiedotteessa kuvataan rekisterinpitäjänä toimivan Nordic Sales Crew Oy:n henkilötietojen käsittelytoimia (jäljempänä ”Tiedote”). Tiedote pitää sisällään rekisterinpitäjänä toimivan Nordic Sales Crew Oy:n selosteen käsittelytoimista, ja se myös informoi Nordic Sales Crew Oy:n rekisteröityjä (jäljempänä meidän rekisteröityjä voidaan kutsua myös sanalla ”sinä”) siitä, kuinka Nordic Sales Crew Oy käsittelee heidän henkilötietojaan. Siten Nordic Sales Crew Oy:n Tiedote kattaa mm. EU:n yleisen tietosuoja asetuksen (679/2016) artikloissa 13, 14 ja 30 vaaditut tiedot.
Toimimme myös henkilötietojen käsittelijänä, kun käsittelemme myyntipalvelujemme perusteella asiakkaidemme puolesta henkilötietoja. Sovellamme kohtia 14 ja 15 myös noiden tietojen käsittelyssä. Muutoin noudatamme henkilötietojen käsittelijänä relevanttien tietosuojasopimusten määräyksiä.
Nordic Sales Crew Oy takaa, että Tiedote on aina julkisesti, läpinäkyvästi ja helposti saatavilla Nordic Sales Crew Oy:n internetsivuilla.
1)REKISTERINPITÄJÄ
Nimi: Nordic Sales Crew Oy
Y-tunnus: 2758082-6
Postiosoite: Unioninkatu 7, 00130, Helsinki
2)TIEDOTTEESTA VASTAAVA HENKILÖ
Nimi: Frans Westerlund
Yhteystiedot: +358 (0) 44 5150 016, frans.westerlund@nordicsalescrew.com
3)REKISTERÖITYJEN RYHMÄT
Nordic Sales Crew Oy:n Tiedote rekisterinpitäjänä koskee seuraavia rekisteröityjen ryhmiä:
3.1) henkilöt, jotka toimivat asiakasyritystemme yhteyshenkilöinä;
3.2) henkilöt, jotka toimivat mahdollisten asiakasyritystemme yhteyshenkilöinä;
3.3) henkilöt, jotka ovat Nordic Sales Crew Oy:n osakkeenomistajina, työntekijöitä tai työnhakijoita; ja
3.4) henkilöt, jotka ottavat meihin yhteyttä sähköpostitse tai muulla vastaavalla tavalla.
4)HENKILÖTIETORYHMÄT
Rekisteröityjen ryhmät 3.1) – 3.2) voi sisältää seuraavia henkilötietoryhmiä:
- yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet ja henkilötunnukset;
- kansallisuus, ikä, sukupuoli, arvo tai ammatti ja kielitaito;
- mahdolliset rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus; ja
- mahdolliset muut suostumuksella kerätyt tiedot.
Rekisteröityjen ryhmä 3.3) voi sisältää seuraavia henkilötietoryhmiä:
- yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet ja henkilötunnukset;
- videot ja kuvat;
- kansallisuus, ikä, sukupuoli, arvo tai ammatti ja kielitaito;
- muut ansioluetteloihin liittyvät tiedot, kuten työhistoria ja kielitaito;
- pankkiyhteystiedot;
- mahdolliset rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus;
- viestinnän toteuttamiseen liittyvät tiedot sekä palveluiden käyttöä koskevat tiedot, kuten selailu- ja hakutiedot; ja
- mahdolliset muut suostumuksella kerätyt tiedot.
5)HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
Rekisteröityjen ryhmien 3.1) – 3.2) henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavia tarkoituksia varten:
- asiakassuhteiden hallinnointi ja kehittäminen;
- asiakaspalvelu;
- markkinointi;
- lainsäädännöllisten vaatimusten noudattaminen; ja
- analysointi ja tilastointi.
Rekisteröityjen ryhmän 3.3) henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavia tarkoituksia varten:
- työntekijä- ja työnhakijasuhteiden kehittäminen ja hallinnointi;
- työntekijöiden työllistäminen asiakkaidemme palveluiden tarjoamiseen;
- työsopimusten hallinnointi;
- lainsäädännöllisten vaatimusten noudattaminen; ja
- analysointi ja tilastointi.
Rekisteröityjen ryhmän 3.4) henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavia tarkoituksia varten:
- asiakaspalvelu;
- käyttäjäkokemuksen parantaminen;
- lainsäädännöllisten vaatimusten noudattaminen; ja
- analysointi ja tilastointi.
6)KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE
Rekisterinpitäjällä on oikeus käsitellä rekisteröityjen henkilötietoja tilanteesta riippuen, joko:
- rekisteröidyltä saadun suostumuksen perusteella;
- sen vuoksi, että käsittely on tarpeen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä;
- rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi; tai
- sen vuoksi, että käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
7)SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti:
- rekisteröidyltä itseltään puhelimitse, kasvotusten, internetin kautta, sähköpostilla tai muulla vastaavalla tavalla;
- evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla;
- Nordic Sales Crew Oy:n muilta kumppanuusyrityksiltä; tai
- VRK/Väestötietojärjestelmästä, Postin osoitetietojärjestelmästä, puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä.
8)HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA
8.1) Säilytämme rekisteröityjen ryhmän 3.1) tarpeellisia henkilötietoja kolmen (3) vuoden ajan asiakassuhteen päättymisen jälkeen.
8.2) Säilytämme rekisteröityjen ryhmän 3.2) tarpeellisia henkilötietoja kahden (2) vuoden ajan tietojen keräämisestä, jos rekisteröidyt eivät ole siirtyneet meidän asiakkaiksemme.
8.3) Säilytämme kohdan 3.3) osakkeenomistajien tarpeellisia henkilötietoja toistaiseksi meidän lakisääteisen velvollisuutemme vuoksi.
8.4) Säilytämme kohdan 3.3) työntekijöiden tarpeellisia henkilötietoja kymmenen (10) vuoden ajan työsuhteen päättymisen jälkeen, sillä meillä on lakisääteinen velvollisuus antaa entisille työntekijöillemme työtodistus tuon ajanjakson ajan.
8.5) Säilytämme kohdan 3.3) työnhakijoiden, joiden työhakemus ei johtanut työsopimuksen laadintaan, tarpeellisia henkilötietoja ainoastaan, jos työnhakijat antavat meille nimenomaisen suostumuksen siihen. Tuolloinkin säilytämme kyseisiä tietoja korkeintaan kuuden (6) kuukauden ajan siitä hetkestä alkaen, kun saimme suostumuksen tietojen säilyttämiseen.
8.6) Säilytämme rekisteröityjen ryhmän 3.4) tarpeellisia henkilötietoja yhden (1) vuoden ajan yhteydenoton jälkeen.
Voimme kuitenkin säilyttää rekisteröityjen ryhmien 3.1) – 3.4) tarpeellisia henkilötietoja pidempään kuin yllä on kuvattu, jos se on tarpeen rikostutkinnan, mahdollisen oikeudenkäynnin tai muiden vastaavien syiden vuoksi.
8.7) Rekisterinpitäjä tarkastaa kerran vuodessa rekistereissä olevien tietojen tarpeenmukaisuuden.
9)HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJIEN RYHMÄT
Henkilötietojen vastaanottajiin voivat kuulua seuraavat ryhmät:
- Nordic Sales Crew Oy:n kumppanuusyritykset:
- pilvipalveluita tarjoavat tahot;
- kirjanpito-, tilin- ja tietosuojatarkastuspalveluita tarjoavat tahot;
- tahot, jotka avustavat Nordic Sales Crew Oy:tä sen lakisääteisten velvollisuuksien toteuttamisessa; ja
- Nordic Sales Crew Oy:n asiakasyritykset.
10)HENKILÖTIETOJEN SIIRTO EU:N TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE
Henkilötietoja ei siirretä kolmansiin maihin.
11)REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisteröidyllä on oikeus käyttää kaikkia alla lueteltuja oikeuksia.
Oikeuksia koskevat yhteydenotot tulee tehdä kirjallisina kohdassa 2. mainitulle rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Rekisteröidyn oikeudet voidaan toteuttaa vasta, kun rekisteröidyn henkilöllisyys on varmennettu asianmukaisella tavalla.
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja tähän rekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Rekisterinpitäjän tulee samalla ilmoittaa rekisteröidylle rekisterin säännönmukaiset tietolähteet sekä mihin rekisterin tietoja käytetään ja säännönmukaisesti luovutetaan.
Oikaisu- ja poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan rekisteröityä koskevat epätarkat, virheelliset ja puutteelliset henkilötiedot.
Rekisteröity voi vaatia rekisterinpitäjää poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot, jos:
- rekisteröityjä tietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin;
- rekisteröity peruuttaa suostumuksensa, eikä käsittelyyn enää ole muuta laillista perustetta;
- rekisteröityä koskevia henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
- henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisusta tai poistamisesta, hänen on annettava rekisteröidylle asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
Rekisterinpitäjän on ilmoitettava tiedon oikaisusta tai poistamisesta sille, jolle rekisterinpitäjä on luovuttanut tai jolta rekisterinpitäjä on saanut virheellisen henkilötiedon. Ilmoitusvelvollisuutta ei kuitenkaan ole, jos ilmoittaminen on mahdotonta tai vaatii kohtuutonta vaivaa.
Rajoittamisoikeus
Rekisteröity voi vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, jos:
- henkilötiedot eivät ole paikkansapitäviä, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden;
- henkilötietojen käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; tai
- rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Jos rekisterinpitäjä on rajoittanut käsittelyä mainituilla perusteilla, rekisterinpitäjän on tehtävä rekisteröidylle ilmoitus, ennen kuin käsittelyä koskeva rajoitus poistetaan.
Vastustamisoikeus
Jos henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, rekisteröidyllä on oikeus, milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä tällaista markkinointia varten, mukaan lukien profilointia silloin kun se liittyy tällaiseen suoramarkkinointiin.
Siirto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos käsittely perustuu suostumukseen tai rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen, ja käsittely suoritetaan automaattisesti.
Automatisoidut yksittäispäätökset, profilointi mukaan luettuna
Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen vastaavalla tavalla merkittävästi.
Rekisteröidyllä ei kuitenkaan ole yllä kuvattua oikeutta, jos päätös:
- on välttämätön rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen tekemistä tai täytäntöönpanoa varten;
- on hyväksytty rekisterinpitäjään sovellettavassa unionin oikeudessa tai jäsenvaltion lainsäädännössä, jossa vahvistetaan myös asianmukaiset toimenpiteet rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien sekä oikeutettujen etujen suojaamiseksi; tai
- perustuu rekisteröidyn nimenomaiseen suostumukseen.
Oikeus peruuttaa suostumus
Mikäli henkilötietojen käsittelyn oikeusperustana on rekisteröityjen antama suostumus, on rekisteröidyillä myös oikeus suostumuksen peruuttamiseen.
12)OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta. Valitus voidaan tehdä siinä EU:n jäsenvaltiossa, jossa rekisteröidyn vakinainen asuinpaikka tai työpaikka on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut.
13)EVÄSTEET
Palvelu käyttää evästeitä, joiden tarkoituksena on kehittää Palvelua ja tehdä siitä käyttäjäystävällisempi. Tämä on tavanomainen toimintapa useilla verkkosivuilla.
Evästeet ovat pieniä tiedostoja, joita verkkosivu tallentaa laitteellesi, kun vierailet verkkosivulla. Evästeet tallentavat tietoa käyttäytymisestäsi verkkosivulla.
Evästeitä ei käytetä henkilön tunnistamiseen.
Voit vapaasti hallinnoida evästeiden käyttöä verkkoselaimessasi. Ohjeet tähän löytyy esimerkiksi verkko-osoitteesta: aboutcookies.org.
14)KÄSITTELYN TURVALLISUUS
Toteutamme asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet varmistaaksemme asianmukaisen turvallisuustason henkilötietojen käsittelylle.
15)TIETOSUOJAPERIAATTEET
Nordic Sales Crew Oy käyttää kaikkia kohtuullisia toimia ylläpitääkseen fyysisiä, elektronisia ja hallinnollisia turvatoimia suojatakseen henkilökohtaisia tietojasi luvattomalta tai sopimattomalta käytöltä, mutta huomauttaa myös, että Internet ei ole aina turvallinen väline. Nordic Sales Crew Oy rajoittaa sinuun liittyvien tietojen saantia niille Nordic Sales Crew Oy:n henkilöstöön kuuluville, joiden täytyy tietää nämä tiedot esimerkiksi heidän vastatessaan kysymyksiisi tai pyyntöihisi.
